- Ввод здания в эксплуатацию. Паспорт входит в обязательный комплект исполнительной документации: он документально подтверждает, что вентиляционное оборудование готово к работе и соответствует проектным параметрам и нормативам
- Проверки Роспотребнадзора, МЧС. Эти ведомства вправе запросить паспорт во время инспекции. Роспотребнадзор обращает внимание на системы с механическим побуждением: он проверяет, обеспечивает ли вентиляция необходимый воздухообмен для соблюдения санитарных норм (например, в школах, детских садах, медицинских учреждениях).
- Лицензирование (медицинские, детские, производственные объекты). При подаче документов на получение лицензии, в пакет документов часто включают паспорта вентиляционных систем, акты их эффективности и таблицы кратности воздухообмена.
- При утрате или порче документа. Если оригинальный паспорт потерян, повреждён или стал нечитаемым, его нужно восстановить: провести обследование системы и оформить новый.
- При смене владельца или передаче объекта. Новый собственник или эксплуатирующая организация вправе потребовать актуальный паспорт, чтобы понимать реальное состояние системы, планировать обслуживание и не получить проблем при следующих проверках.
- Реконструкция или модернизация вентиляционных сетей. Паспортизация нужна, чтобы документально зафиксировать обновлённые параметры системы — расходы воздуха, давление, кратность воздухообмена — и подтвердить, что после изменений вентиляция работает эффективно и соответствует нормативам.